Arşiv Yönetimi Nedir?

Arşiv yönetimi nedir?

Devlete ve topluma ait hafızanın arşivlerde toplanması ve gelişerek korunması amacına hizmet eden kurumlar olmaktadır.

Bu işlevi sebebiyle arşiv yönetimi konusu özellikle devletlerin tarihini koruma uygulamasını kapsamakta olan önemli bilim dallarından birisi olarak dikkatleri üzerine çekmektedir.

 Özellikle günümüzde her çeşit bilgiye ulaşma anlamında pek çok gelişme söz konusu olmakta ve bilginin giderek artmaktadır. Bu nedenle doğru arşiv uygulaması tüm toplumların, devletlerin, şehrin veya kişilerin tarihe ışık tutması açısından önemlidir. Bunun yanı sıra kurumsal arşivlerde ait olduğu gibi kuruluşun ve hatta onu barındıran toplumun yapısına dair önemli bilgiler içerir.

Günümüz şartlarında bilginin toplanması, değerlendirilmesi gibi süreçler arşivlenmiş olan bilginin daha da önem kazanarak ilerlemesine sebep olmuştur. Belge saklama uygulamasının geleneksel yöntemler aracılığı ile yapılmasının dışında günümüz teknolojik alt yapısına uygun ve belgeleri çok hızlı ulaşılabilmesini sağlayan yöntemlerinde gerçekleştirilmesi söz konusu olmaktadır.

Ancak arşiv yönetimi alanında tüm bilgilerin yalnızca internet gibi gelişmiş teknolojiler bünyesinde bulunması tek başına çok doğru bir uygulama sayılmaz. Bilgilere erişim ve yedekleme açısından sanal ortamın kullanılması oldukça önemlidir.

Ancak internet içeriklerinde herhangi bir sorun oluşması durumunda devletlere, toplumlara ve kurumlara ait bilgilerin yaşayabilmesi açısından bunların somut olarak da saklanıyor olması bir ek tedbir olarak faydalı olabilir.

Standart Dosyalama

Arşiv yönetimi ile ilgili olarak ilgi çeken içeriklerden birisi standart dosyalama uygulamasıdır. Özellikle kamu kurum ve kuruluşlarında evrak şeklinde somut olarak ya da elektronik ortamda oluşturulmakta olan belgelerin dosyalama sisteminde genel bir yöntem belirlenmesi ve ihtiyaç duyulması durumunda hızlı bir şekilde erişim sağlanması amacıyla standart dosyalama içeriği yoğun olarak tercih edilmektedir.

Aynı zamanda kamu kurumlarında ana hizmet birimlerini ilişkin olarak dosya planı hazırlanması gerektiğine dair mevzuat içeriği bulunmaktadır. Bunun yanı sıra bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsayacak şekilde ortak bir biçimde kullanıma sahip olan dosya planlarının da oluşturulması hedeflenmektedir.

Özellikle kamu kurumları değerlendirildiğinde temel nedir üstlendikleri işlev ve görevleri en başarılı şekilde yerine getirmek ve verimli bir çalışma düzeni oluşturarak fayda sağlamaktır. Bu uygulamanın sağlanabilmesi açısından etkin bir yönetim anlayışının varlığı gereklidir. Etkin yönetimin sağlanması ise arşiv, dosya ve evrak gibi hizmetlerin kapsamında gerçekleşir.

Arşiv Yönetim Hizmeti

Arşiv yönetim hizmeti kapsamında; arşiv ortamının fiziksel şekilde oluşturulması, devlet yada kurum bazında tüm birimlerin arşivinin ortak ve düzenli olması, gerektiğinde imha etme ve ayıklama işlemleri, envanter hazırlığı, fiziksel arşivlerin tarama yöntemini dijital ortama aktarılması işlemi video dijital ortamdaki evrakların indeksleme ve tasnif uygulamalarının gerçekleştirilmesi, görevli personelin arşivleme aşamasında gerekli eğitime sahip olması gibi temel özellikler yer alır.

Detaylar için tıklayınız…